Les systèmes point de vente (PDV) aident les entreprises à accepter et traiter les paiements ainsi qu'à gérer la plupart des aspects des opérations, notamment l'inventaire, la fidélité des clients, la programmation, la comptabilité et les rapports. Ce guide vous explique tout ce que vous devez savoir sur les systèmes PDV et comment choisir celui qui convient à votre entreprise.
Questions évoquées dans ce guide :
- Quels sont les atouts d'un système PDV?
- Comment le bon système PDV peut aider votre entreprise à se développer – Les critères à prendre en compte lors du choix d'un système PDV
- Combien coûte un système PDV?
- Plus de ressources sur les PDV
Que peut vous offrir un système PDV?
S'il faut remonter juste après la guerre civile pour voir apparaître les premières caisses enregistreuses, les dernières décennies ont vu une évolution rapide des services financiers et technologies de gestion d'entreprise. Les systèmes PDV peuvent faire aujourd'hui ce qui n'était même pas concevable il y a seulement 20 ans.
La fonction principale d'un système PDV est de traiter les paiements par carte de crédit et débit, ainsi que de stocker les espèces et les chèques. Ces systèmes assurent également le suivi des ventes et peuvent générer des rapports pour vous aider à mieux comprendre les tendances et les périodes de pointe des ventes. De plus, presque tous les systèmes PDV utilisent les données de vos transactions pour vous aider à gérer vos stocks, en vous informant lorsque ceux-ci sont insuffisants.
En fonction du système que vous choisissez, vous pouvez avoir accès à un certain nombre de ressources supplémentaires. Par exemple, votre système PDV peut vous aider à planifier les horaires du personnel, gérer les commandes en ligne, susciter l'intérêt des clients, notamment par des programmes de fidélisation et du marketing ciblé, et même à organiser des jeux. Bien que votre PDV ne soit pas en mesure de contrôler la température ambiante ou de diffuser votre musique préférée (du moins, pas encore!), il peut vous aider dans presque tous les aspects de la gestion de votre entreprise.
Comment le bon système PDV peut aider votre entreprise à se développer
Le choix d'un système PDV peut avoir un impact considérable, positif ou négatif, sur votre entreprise. C'est pourquoi il est essentiel de prendre le temps de rechercher et déterminer les facteurs importants pour votre entreprise. Faire le bon choix en ce qui concerne votre système PDV peut avoir un effet positif sur votre entreprise de trois manières fondamentales :
Opérations commerciales
Une fois que votre système PDV est opérationnel, la gestion de votre entreprise devrait prendre moins de temps et être plus productive. En gagnant du temps sur la paperasse, la comptabilité, la gestion des stocks et la planification du personnel, vous pouvez vous concentrer sur la croissance, la stratégie et l'innovation. Une interface PDV puissante comme le tableau de bord Clover vous donne tout ce dont vous avez besoin (et à portée de main) pour contrôler votre activité, où que vous soyez. La plupart des systèmes PDV modernes sont conçus pour s'intégrer à des outils courants tels que la gestion des salaires. Et pour répondre à vos besoins spécifiques (ou satisfaire vos demandes), certaines entreprises de PDV ont même leur propre marché d'applications. Clover, par exemple, dispose de l'App Market de Clover (Clover App Market) offrant des centaines d'applications que vous pouvez ajouter en appuyant sur un bouton.
Santé financière
Avec un bon système PDV, non seulement vous rationalisez vos pratiques commerciales, vous améliorez aussi vos résultats. Une sécurité de premier plan et la conformité PCI sont intégrées directement dans vos appareils, de sorte que vous n'aurez pas à vous soucier des rétrofacturations ou des fraudes. Les systèmes PDV plus sophistiqués peuvent même fournir des services financiers, comme des avances sur vos propres ventes (Clover Capital).
Ce qu'il faut prendre en compte lors du choix d'un système PDV
Le monde des systèmes PDV s'est considérablement enrichi ces dernières années : résultat, votre choix est désormais beaucoup plus vaste. Pour déterminer la solution PDV qui vous convient, nous vous recommandons de commencer par le type et la structure de votre entreprise, vos objectifs et vos attentes, ainsi que vos considérations budgétaires.
Votre entreprise
La première des questions à se poser lorsque l'on envisage un système PDV concerne la nature, taille et structure de votre entreprise. À savoir :
- Êtes-vous dans le secteur de l'alimentation, du commerce de détail ou des services?
- Vendez-vous des produits, des services, ou un mélange des deux? -Quelle est la taille de votre entreprise?
- Travaillez-vous uniquement en ligne, avez-vous une boutique en ligne ou une boutique mobile?
- Quelle est votre configuration en matière de personnel? Par exemple, votre entreprise appartient-elle à des employés, est-elle dotée d'un personnel complet ou travaille-t-elle principalement avec des sous-traitants?
Vos objectifs et vos attentes
Réfléchissez ensuite à l'utilisation que vous comptez faire de votre système PDV. En aurez-vous besoin uniquement pour le traitement des paiements ou également pour…
- la gestion des stocks
- la prise de rendez-vous
- les paies et autres besoins en personnel
- la création de rapports
- le traitement des paiements aux fournisseurs et autres approvisionneurs
- le marketing
- la fidélisation des clients
Ces deux derniers points méritent une attention particulière, car les systèmes PDV peuvent collecter, stocker et trier des informations précieuses sur vos clients afin que vous découvriez ceux qui sont les plus fidèles à votre marque, les plus susceptibles de répondre à une offre de remise ou de coupon, etc.
Pensons aussi un peu à l'avenir. Avez-vous établi un plan stratégique pour les 1, 5 et 10 prochaines années? La croissance de l'entreprise ou l'ouverture de nouveaux emplacements sont-elles au centre de vos préoccupations? Ou prévoyez-vous plutôt de rester stable avec votre lancement initial?
Vos finances : actuelles et futures
Une bonne maîtrise de votre budget constitue un point important du choix du bon système PDV. Dans vos projections en matière de revenus et dépenses, tenez compte des frais de traitement des cartes de débit et crédit. Réfléchissez aux prix de vos articles et faites une estimation de votre total de facture moyen. Ces données seront utiles car les frais de carte de crédit comprennent souvent un pourcentage de la facture, ainsi que des frais de transaction fixes. Vos plans de croissance, si vous en avez, auront également un impact ici.
Faites-vous appel à un comptable indépendant, à un comptable en interne et/ou à un logiciel comme Quickbooks? Certains systèmes PDV s'intègrent à votre logiciel de comptabilité. Par exemple, Clover fonctionne parfaitement avec Quickbooks, en s'actualisant automatiquement en fonction des transactions traitées. La génération de rapports est une fonction intégrée à de nombreux systèmes PDV, y compris Clover, de sorte que vous pouvez accéder à vos chiffres en appuyant sur un bouton.
Systèmes PDV sur place ou infonuagiques
Les systèmes PDV sur place peuvent vous faire économiser de l'argent car vous n'aurez pas à payer de frais de logiciel ou de stockage de données. Toutefois, l'achat du système, sa personnalisation en fonction de vos besoins et le recours à des consultants pour s'assurer que vos pratiques commerciales sont conformes aux normes de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (vous pouvez lire tout cela ici) peuvent entraîner des coûts plus élevés.
Un système PDV infonuagique pourrait être un choix plus judicieux à long terme. Les systèmes PDV infonuagiques ont généralement un coût initial plus faible, ce qui est idéal pour une entreprise qui démarre. Une fois que votre système est en place, un grand nombre de vos tâches de gestion (telles que l'inventaire, la paie et les rapports) peuvent être automatisées ou rationalisées afin que vous ayez plus de temps pour vous concentrer sur la stratégie et la planification. Avec un système infonuagique, vous disposez également d'un élément de protection vis à vis des futurs développements. À mesure que de nouveaux logiciels et protocoles de sécurité sont disponibles, vous pouvez mettre votre système à jour facilement, voire automatiquement. Et si vous voulez garder un œil sur votre entreprise lorsque vous êtes à l'extérieur, vous pouvez accéder à vos données sur une plateforme Web ou mobile. Clover propose cette option avec le Tableau de bord Clover.
Autres éléments à prendre en compte
Il y a plusieurs autres éléments à garder à l'esprit pour choisir le PDV qui convient. Certains systèmes PDV sont dotés de logiciels spécifiques à un secteur d'activité qui peuvent vous être utiles. Par exemple, si vous gérez un restaurant, découvrez toutes les possibilités ainsi que la facilité d'utilisation de Clover Dining. Explorez la gestion de vos besoins en RH avec Homebase. Si votre entreprise repose sur la prise de rendez-vous, recherchez des outils permettant à vos clients de réserver, confirmer ou reporter un rendez-vous en toute simplicité, comme Cojilio. Et n'oubliez pas les services financiers comme les avances de fonds par l'intermédiaire de Clover Capital.
La plupart des systèmes PDV vous offriront plusieurs options en termes d'appareil afin d'optimiser les clés de votre succès : puissance, mobilité et efficacité. Par exemple, si vous êtes en charge d'un restaurant à service complet, il peut être intéressant de disposer d'une poignée d'appareils Clover Flex pour que vos serveurs puissent prendre les commandes et paiements à la table du client.
Enfin, effectuez des recherches approfondies sur le type d'assistance technique disponible et/ou incluse dans votre plan. Un bon fournisseur PDV doit vous permettre de vous concentrer sur la réussite de votre entreprise, ce qui implique de vous fournir une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, en direct ou par clavardage.
Combien coûte un système PDV?
Les structures tarifaires des systèmes PDV varient en fonction d'un certain nombre de catégories. Il peut être difficile de comparer les prix des différents fournisseurs de systèmes PDV : c’est pourquoi il est utile de les séparer en plusieurs éléments. Voici les types de coûts auxquels vous pouvez vous attendre :
Coûts d'équipement
Certains systèmes PDV exigent que vous achetiez l'équipement, tandis que d'autres proposent des options de location. Si votre entreprise est récente, il peut être préférable de louer un système pour une adaptabilité maximale au moment du démarrage. Si vous exercez cette activité depuis un certain temps, faites le calcul et voyez si l'achat ne constituerait pas un meilleur investissement. Gardez à l'esprit que si vous louez, vous pouvez vous adapter et évoluer à mesure que de nouveaux équipements sont disponibles : un élément de réflexion non négligeable.
Il existe un grand nombre d'options différentes pour le matériel, en fonction du type et de la taille de votre entreprise. Si vous souhaitez un petit appareil de poche, idéal pour les serveurs qui prennent les commandes et les paiements à la table du client (le nôtre est le Clover Flex), les prix varient entre 300 et 500 dollars. Les petits appareils de comptoir (comme le Clover Mini) peuvent coûter entre 299 et 800 dollars, mais certains peuvent nécessiter l'achat d'une tablette pour que le système fonctionne. Si vous souhaitez un système haut de gamme à service complet (Clover Station Duo par exemple), vous pouvez vous attendre à payer entre 800 et 1 400 dollars pour votre équipement.
Frais de traitement
En plus des frais bancaires de base, vous devrez payer pour le traitement des cartes de débit et de crédit. Ces frais peuvent prendre la forme d'un forfait ou pourcentage de la vente traitée, mais il s'agit généralement d'une combinaison des deux. À titre d'exemple, vous pouvez vous attendre à payer environ 0,10 $ par transaction par carte de crédit, plus entre 2 et 3 % de la transaction de vente. Si vous traitez un paiement par carte de crédit sans présence de la carte (dans le jargon bancaire, on parle de « carte non présente »), le pourcentage passe à environ 3,5 % pour couvrir la responsabilité supplémentaire. Estimez le nombre de transactions que vous avez l'intention de traiter et le montant des ventes nettes que vous pensez réaliser, afin de calculer le total approximatif de vos frais mensuels. Il est important de noter que la banque avec laquelle vous êtes en relation (et en affaires) peut également avoir une incidence sur ces coûts. Demandez à votre banque ainsi qu'à votre fournisseur de services de traitement des transactions commerciales de vous fournir des informations sur leurs tarifs, et n'hésitez pas à leur poser des questions détaillées. Certains services aux commerçants vous factureront des frais supplémentaires si vous n'atteignez pas un minimum mensuel dans vos charges. Vous pouvez en savoir plus ici.
Coûts des logiciels essentiels
Certains systèmes PDV peuvent vous faire payer des frais de logiciel. Vous ne serez pas en mesure d'utiliser le système sans lui : vous devez donc considérer que cela fait partie des frais de base liés à l'utilisation d'un PDV moderne. Le coût de ce logiciel varie généralement en fonction du type d'appareil que vous utilisez, mais il se situe généralement entre 15 et 70 dollars par mois sous forme de forfait.
Coûts supplémentaires des logiciels
Êtes-vous intéressé par les logiciels supplémentaires offerts par votre système PDV? Si vous choisissez Clover, vous aurez des centaines d'applications à portée de main dans l'App Market de Clover. La plupart d'entre elles sont gratuites, mais certaines ont un coût. Les achats ponctuels peuvent aller de 0,99 $ à 30 $. D'autres applications comportent des coûts mensuels ou des frais par utilisation. Réfléchissez aux applications que vous avez l'intention d'utiliser et calculez combien il vous faudra payer pour obtenir les fonctionnalités que vous souhaitez dans votre PDV. Ces applications sont bien sûr facultatives, mais si elles font partie intégrante de votre pratique professionnelle, veillez à les inclure dans votre budget.
Plus de ressources pour les PDV
Le choix d'un système PDV est une décision importante qui ne doit pas être prise dans l'urgence. Après tout, vous et votre personnel utiliserez ce système tous les jours dans votre entreprise. Prenez le temps de faire des recherches, et sachez que la meilleure façon de prendre un bon départ est d'examiner et de formuler vos besoins et vos objectifs pour l'entreprise. Consultez nos autres guides : Traitement des cartes de crédit, Services aux commerçants, Conformité PCI, et Devrais-je remplacer ma caisse enregistreuse par un système PDV?